Horenso là gì? Ứng dụng quy tắc Horenso trong giải quyết công việc

Horenso là gì? Ứng dụng Horenso trong giải quyết công việc

Horenso là phương pháp giao tiếp đặc trưng của Nhật Bản trong làm việc nhóm. Mục đích của phương pháp này là giúp tối ưu giao tiếp ở nơi làm việc và giá trị của tổ chức, doanh nghiệp.

 

MỤC LỤC

1. Quy tắc Horenso là gì?

2. Áp dụng quy tắc Horenso trong giải quyết công việc

3. Tình huống mẫu luyện tập quy tắc Horenso

 

1. Quy tắc HORENSO là gì?

HORENSO là quy tắc làm việc quan trọng của người Nhật được viết tắt của:

  • HOKOKU: Báo cáo
  • RENRAKU: Liên lạc
  • SODAN: Thảo luận

Trong đó, HOKOKU có nghĩa là thường xuyên báo cáo với cấp trên về tiến độ công việc, những sự cố phát sinh hay những vấn đề đã được hoàn tất. RENRAKU là luôn cập nhật đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan tránh trường hợp phát sinh. Còn SODAN chính là sự bàn bạc, thảo luận với mọi người khi có sự cố hoặc gặp vấn đề khó để tất cả cùng đưa ra hướng giải quyết tốt nhất 

Quy tắc HORENSO

MBT áp dụng quy tắc HORENSO và 5S

2. Áp dụng quy tắc HORENSO trong giải quyết công việc

Để làm việc hiệu quả nhất chúng ta cần biết vận dụng tốt nhất quy tắc Horenso trong các công việc hàng ngày như:


報告(hokoku): báo cáo

Đây là việc báo cáo lại kết quả các công việc cho cấp trên, bao gồm: kết quả công việc, các vấn đề gặp phải.

  • Thời điểm báo cáo: Thời điểm báo cáo tốt nhất là khi hoàn thành công việc được giao. Với công việc mang tính dài hạn, bạn nên thường xuyên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện.
  • Phương pháp báo cáo tốt:  Báo cáo dựa trên kết quả thu được, báo cáo cần ngắn gọn, xúc tích, báo cáo một cách đầy đủ, chính xác và nên báo tin xấu trước. Ngoài ra, văn phong của bản báo cáo phải lịch sự, tôn trọng người đọc.

 

連絡(renraku): liên lạc

Chính là việc thông báo cho những người liên quan khi có các vấn đề. Như thông báo cho cấp trên, thông báo cho những người cùng team, những người có liên quan.

Đối với việc đơn giản và khẩn cấp thì bạn có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại và chỉ nói những điều cần thiết. Khi cần liên lạc với nhiều người, bạn có thể sử dụng email nội bộ hoặc cuộc họp để thông báo. Bạn nên dùng văn bản để liên lạc nếu việc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nghiệm…

 

相談(sodan): thảo luận

Khi có một vấn đề cần giải quyết, cấp trên có thể đưa ra lời khuyên cho cấp dưới, ngược là, cấp dưới cũng có thể nêu suy nghĩ của mình hoặc cung cấp các thông tin cần thiết để các bên liên quan tham gia thảo luận. Tham vấn giữa đồng nghiệp cấp dưới và lãnh đạo cấp cao là một phần thiết yếu của làm việc nhóm.

  • Nếu chưa hiểu rõ vấn đề nên bàn luận trao đổi, dù vấn đề đấy còn khá nhỏ.
  • Sau khi thống nhất, kết quả cuối cùng phải được truyền đạt đến những người liên quan

 

3. Tình huống mẫu luyện tập quy tắc HORENSO 

Để hiểu rõ hơn về HORENSO, hãy thử suy nghĩ về tình huống sau đây.

  • Tình huống

Trong quá trình sản xuất bị vênh mặt máy biến áp

  • Cách giải quyết

Khi phòng KCS kiểm tra máy, phát hiện vấn đề, phải "Báo cáo - HOKOKU" với cấp trên vấn đề xảy ra, đồng thời "Liên lạc – RENRAKU” với tổ sản xuất để giải quyết vấn đề.

Việc liên lạc vào thời điểm ngay khi nhận ra có vấn đề là rất quan trọng. Bởi nó giúp bạn và những người có liên quan chủ động hơn về mọi mặt để xử lý vấn đề một cách nhanh chóng. 


Ví dụ trên chỉ là một ví dụ nhỏ nhưng nếu áp dụng ở những vấn đề lớn hơn, phạm vi lớn thì có tác dụng cực lớn. Một tập thể chỉ có thể vững vàng khi có sự hỗ trợ của tất cả các cá nhân trong đó. Do đó, tinh thần làm việc nhóm luôn được người Nhật cực kì quan tâm. Những thông tin hữu ích cần phải được chia sẻ cho nhau, chứ không chỉ giữ cho riêng cá nhân nào. Các bước thực hiện để hỗ trợ lẫn nhau như vậy chính là HORENSO!

zalo